BTP ganha 90% de produtividade com desenvolvimento de API-cobrança

Projeto agilizou envio de notas fiscais a clientes

A Brasil Terminal Portuário agilizou o envio de notas fiscais aos clientes, ao implementar a ferramenta RabbitMQ em seu sistema financeiro.

O projeto contou com a atuação da T2S, que desenvolveu a API que permite o envio das notas fiscais e outros documentos logo após sua emissão.

O desafio

A BTP utiliza um serviço que, durante o processo de cobrança, automaticamente gera e envia notas fiscais e relatórios de notas por e-mail a seus parceiros comerciais.

O antigo fluxo contava com a API-financeiro que coletava as informações sobre as notas fiscais e clientes, fazia a geração dos arquivos em PDF para enviá-lo a outra API, que fazia o envio por e-mail. 

No entanto, como o fluxo de informações no serviço é muito alto (ele envia em média 1000 e-mails por dia, com até 12 notas cada), dependendo do volume, o processo podia levar 5 horas ou mais para ser concluído todos os dias.  Com isso, os clientes recebiam as notas fiscais e outros documentos de cobrança somente no dia seguinte.

“A gente monta um kit com toda essa documentação, mas estava demorando em torno de um dia e meio para o cliente recebê-lo", relata Francieli Gonçalves, analista financeiro da BTP.

“Outra questão eram as notas fiscais emitidas no último dia útil do mês. Como o processo demorava este tempo (um dia e meio), o cliente só recebia as notas no mês seguinte. Como ele não conseguia contabilizá-las, solicitava o cancelamento. Só que não podíamos cancelar porque emitimos dentro do mês correto”, explica.

Ainda segundo Francieli, este fluxo exigia o controle manual dos envios por um colaborador da BTP, para caso ocorresse algum erro, evitar que o cliente não recebesse o e-mail e o processo precisasse ser reiniciado.

A solução

Visando agilizar o andamento, foi criada uma API para gerenciar a fila de geração e envio de documentos de cobrança, utilizando a ferramenta RabbitMQ.

Desse modo, todos os documentos são gerados por esta ferramenta, que também gerencia automaticamente os envios e, caso ocorra algum erro, ela armazena as informações, até que o processo seja retomado.

Ou seja, não há perda de dados e nem a necessidade do gerenciamento manual dos envios.

A solução também agilizou o envio de relatórios das notas. Ou seja, por meio dela, quando necessário, o setor de Cobrança consegue selecionar dentro do sistema, os relatórios de notas por período, frequência, status, cliente, tipo de relatório e formato e, dessa maneira, programar o envio por e-mail uma vez ao dia, aos clientes que solicitarem.

Resultados

Com o novo fluxo, o cliente recebe as notas fiscais em até duas horas do mesmo dia após o início do processo. 

“Tivemos ganho tanto interno quanto externo. Para o cliente foi a diminuição no tempo para receber o faturamento e também uma solução para o desgaste no cancelamento de notas no último dia útil. E para a BTP foi o ganho de não ter um funcionário dedicado exclusivamente para fazer esses envios.”, destaca Francieli.

Após a implementação da solução, até o dia 27/05/2021, já foram geradas 6524 notas fiscais e enviadas a clientes, além de 793 relatórios de notas fiscais enviados com sucesso.

O processo também trouxe como resultados a minimização do risco de erros e perdas, visto que agora é automatizado. 

Além disso, segundo informações da BTP, houve aumento da satisfação do cliente quanto ao tempo de recebimento do faturamento.

“Foi muito legal porque a gente viu esse ganho e foi algo bem expressivo. Porque era um processo que levava no total 33 horas e meia. E hoje, incluindo todas as etapas, leva 3 horas e meia. Não passa disso. Foram resultados muito bons”, finaliza Francieli.

Sobre a BTP

Em operação desde 2013, a BTP – terminal privado de uso público – se consolidou como o maior terminal de contêineres da América do Sul. Localizada no Porto de Santos, a Empresa foi responsável pela remediação de um dos maiores passivos ambientais do País e, atualmente, possui capacidade de movimentação anual de 1,5 milhão de TEUs. 

Com 1.108 metros de cais, preparado para receber três navios da new panamax class simultaneamente, o terminal atende embarcações com rotas para todos os continentes, além de serviços de cabotagem e feeder. Joint-venture entre a APM Terminals e a TIL, a BTP detém as certificações internacionais OEA (Operador Econômico Autorizado), ISO 9001:2015 (Qualidade), ISO 14001:2015 (Meio Ambiente) e ISO 45001:2018 (Segurança e Saúde Ocupacional).

Mais informações no portal www.btp.com.br

E nas redes sociais oficiais: @brasilterminalportuario

Sobre a T2S

A T2S, referência no desenvolvimento de soluções customizadas para os maiores terminais portuários da América Latina.

Pautada no desenvolvimento sob demanda, se consolidou como especialista na criação de soluções customizadas para atender às necessidades específicas de seus clientes. 

Sua equipe carrega a experiência de diversos cases de sucesso e o conhecimento aprofundado das regras de negócio do setor portuário.

Já são mais de 500 mil horas de programação e 100% de projetos entregues para mais de 140 empresas.