Shadow IT: entenda o conceito e os problemas envolvidos na prática

Shadow IT ou TI invisível (em tradução livre), pode não ser uma expressão que faça parte do seu vocabulário ou até que você já tenha escutado. Mas, pode acreditar, o conceito por trás dessas palavras está aplicado no seu cotidiano corporativo. E, mais do que isso, pode ser o causador de alguns problemas enfrentados pela sua equipe de TI.

Não acredita? Então vamos a um teste rápido. Responda a essas perguntas: 

1. Você ou alguém da empresa já baixou um aplicativo (seja ele qual for) para otimizar o tempo de uma tarefa e ter melhores resultados?
2. O setor no qual você trabalha começou a utilizar o cloud sem conhecimento da empresa ou do setor de TI? 

De maneira resumida, se a sua resposta para uma das perguntas foi sim você está praticando o shadow IT. E se você ficou na dúvida, é possível que também esteja. 

O que é shadow IT 

O que nós queremos dizer é que a expressão shadow IT se refere ao uso de aplicativos, softwares e até dispositivos que estejam fora do controle da equipe de TI. Tudo aquilo que é trazido para o cotidiano em busca de melhores resultados, mas que na pressa do dia-a-dia não é notificado ao setor responsável pela TI – seja por ser uma solução gratuita, um equipamento que estava disponível no almoxarifado ou pela falta de tempo. 

Problemas causadas pelo shadow IT 

Num primeiro momento tomar essa iniciativa pode parecer algo positivo. Afinal às vezes a galera da TI pode estar com muitas demandas e a sua é tão simples que é até besteira ocupá-los, né? 

Acontece que usar de tecnologias sem aprovação de especialistas pode ser perigoso. Primeiramente porque os dados da empresa podem estar em risco, se acaso a aplicação não for realmente protegida. Mas, também por questões que passam despercebidas e precisariam ser consideradas como, por exemplo: 

• Falhas de conectividade entre os sistemas que fazem parte do cotidiano e os que você achou que pudessem ajudar; 
• Falta de registro oficial das atividades, já que elas serão executadas à margem do sistema oficial 
• Softwares sem licença no ambiente corporativo 
• Criação de um ambiente propício para conflitos entre softwares 

Como evitar a prática na sua rotina 

Deu para perceber que você precisa tomar cuidado com o shadow it? 

Neste sentido, o primeiro passo é entender até que ponto seus colaboradores tomarem iniciativa é algo perigoso e como controlar isso. Em resumo, a iniciativa de buscar aplicações é positiva, colocar essas tecnologias para funcionar é que não é. Então você pode começar por conscientizar a sua equipe sobre o perigo de implementar novos sistemas sem notificar o setor responsável. Explique que eles podem buscar meios de otimizar suas funções, mas é necessário pedir permissão dos especialistas para usar as soluções encontradas. 

Se acaso o ato de chamar a equipe de TI for cheio de burocracias, estude maneiras de fazer isso ser mais rápido e simples. Deste modo a chance de conseguir êxito será maior. 

Além disso, é importante ter monitoramento efetivo e eficiente do que acontece nos computadores da empresa. É importante buscar e identificar os programas e dispositivos que estão interagindo com o sistema de forma não autorizada. 

E, por fim, lembre-se sempre: o shadow it mostra que muitas vezes quem sabe o que a empresa realmente precisa são seus colaboradores. Então, ouça o que eles têm a sugerir sempre que possível e busque implementar as ideias quando possível. Essa é a maneira mais simples de ser uma empresa inovadora sempre :)